کامپیوتر، پرینتر، اسکنر، دستگاه کپی و سایر وسایل اداری خود را تنها هنگامی روشن کنید که به آن نیاز دارید. از روشن گذاشتن این وسایل بدون آنکه ضرورتی داشته باشد، جداً خودداری کنید.
از خاموش بودن وسایل اداری خود به ویژه دستگاه کپی، کامپیوتر و پرینتر، پیش از ترک محل کار اطمینان حاصل نمایید.
چنانچه به مدت طولانی از وسایل اداری، مانند : دستگاه کپی ، کامپیوتر و ... استفاده نمیکنید، آنها را خاموش نمایید و درصورتی که این امکان وجود دارد که در فواصل زمانی کوتاهتری از آنها استفاده نمایید، حالت خواب (Sleep/ Quiet) این وسایل را انتخاب نمایید. این کار باعث میشود تا وسایلی مانند دستگاه کپی، کامپیوتر و ... پس از یک مدت کوتاه بیکاری در حالت خاموشی موقت قرار گیرند. در این حالت ضمن اینکه مصرف برق این وسایل تا حد زیادی کاهش
مییابد ، وسایل مورد نیاز شما نیز به طور کامل خاموش نمیشوند.
به عنوان مثال مصرف انرژی یک رایانه در این حالت 70 درصد کمتر از حالت فعال خواهد بود. به یاد داشته باشید که حالت ” محافظ صفحه نمایش“ (Screen Saver) تأثیری در کاهش مصرف برق رایانه نخواهد داشت.
بر روی بسیاری از وسایل اداری میتوان برچسب مصرف انرژی را مشاهده کرد. هنگام خرید وسایل مورد نیاز خود به مندرجات برچسب مصرف انرژی آنها توجه کنید. این کار امکان مقایسه و انتخاب بهینة وسایل را از نظر میزان مصرف انرژی فراهم میکند.
در صورت امکان به جای استفاده از رایانههای رومیزی (Desktop) از رایانههای کیفی (Laptop) استفاده کنید.
رایانههای کیفی تنها در حدود 10 درصد رایانههای رومیزی انرژی مصرف میکنند. به علاوه به دلیل نداشتن فن منبع تغذیه، سرو صدای کمتری داشته و فضای کمتری نیز اشغال میکنند.
اگر قصد خرید رایانه دارید، مانیتور آن را متناسب با نیاز خود انتخاب کنید. هر چه اندازة مانیتور بزرگتر باشد، مصرف انرژی (برق) آن نیز طبعاً بیشتر خواهد بود.
میزان وضوح و دقت نمایشگر کامپیوتر (Resolution) را متناسب با نیاز کاری خود انتخاب کنید. افزایش میزان وضوح نمایش یک رایانه رنگی، باعث افزایش مصرف برق میشود.
مصرف ویژة انرژی دستگاههای کپی (مصرف انرژی به ازای واحد کاری) از هر وسیلة اداری دیگر بیشتر است. هنگام کپی گرفتن حتیالامکان از هر دوروی کاغذ استفاده کنید. این کار هزینة برق مصرفی، هزینة کاغذ و ضایعات کاغذی را کاهش میدهد. توجه داشته باشید که انرژی مصرفی برای تولید یک برگ کاغذ به مراتب بیشتر از انرژی مصرفی برای کپی گرفتن از یک برگ کاغذ است.
به جای استفاده از پرینترهای لیزری، حتیالامکان از پرینترهای سوزنی (Dot Matix) یا جوهرافشان (Ink Jet) استفاده کنید.
پرینترهای سوزنی برای بسیاری از کارهای اداری به اندازة کافی دقیق و سریع هستند و در مقایسه با پرینترهای لیزری برق کمتری مصرف میکنند.
پرینترهای جوهرافشان سیاه و سفید نیز 95 درصد کمتر از پرینترهای لیزری انرژی مصرف میکنند و این در حالی است که کیفیت صفحات چاپ شده توسط این پرینترها تقریباً مشابه یکدیگر است. توجه داشته باشید که پرینترهای جوهرافشان رنگی از لحاظ مصرف انرژی مزیت قابل ملاحظهای نسبت به پرینترهای لیزری ندارند.
دستگاه فکس خود را از نوع جوهرافشان انتخاب کنید. مصرف برق دستگاههای فکس جوهرافشان در حالت آماده باش (Standby) خیلی کم است .
از هر دو روی کاغذها برای تایپ پیشنویس، کپی و پرینت اولیه استفاده کنید. تولید هر برگ کاغذ به طور متوسط به حدود 20 وات ساعت انرژی نیاز دارد. بدیهی است استفاده از هر دو روی کاغذ باعث صرفهجویی در انرژی مورد نیاز برای تولید کاغذ (از دیدگاه کلان) و کاهش هزینة تأمین (تولید و یا واردات) کاغذ میشود.
پیشنویس نامههای تایپ شده، نقشهها و گزارشهای خود را حتیالامکان بر روی صفحة کامپیوتر تصحیح نمایید. گرفتن پرینت و انجام این تصحیحات بر روی کاغذ، مصرف برق و هزینههای جانبی را دو برابر میکند.
در شرایط فعلی و با وجود امکان دسترسی به اینترنت در تقریباً اکثر سازمانها و مؤسسات، مکاتبات خود را بطور مکانیزه انجام دهید. برقراری سیستم اتوماسیون اداری و استفاده از پست الکترونیکی جهت ارسال نامهها، فایلهای مورد نیاز و ... تاثیر بسزایی در کاهش هزینههای یک سازمان و مؤسسه خواهد داشت.